第一章  总则

 

第一条 为加强本基金会的项目管理，根据《基金会管理条例》和本基金会章程，制定本制度。

第二条  本制度适用于本基金会资助的各种项目的管理。

第三条  本基金会项目管理的主要任务是通过项目的管理和运作，确保更好的实现本基金会的宗旨。

第四条  本基金会项目管理流程包括：项目准备、项目立项、资金申请与拨付、项目实施与管理、项目完成五个阶段。

 

第二章    项目准备

 

第五条 制定战略规划

（一）为保证基金会发展的前瞻性和延续性，基金会应当制定战略规划。

（二）基金会的章程和宗旨是制定战略规划的基本依据。

（三）在每个战略周期结束前，由秘书处负责起草下一个战略周期的战略规划，并由理事会审核、批准。

（四）战略规划对年度项目计划起指导作用。

第六条 　制定年度项目计划

（一）为充分保证基金会战略规划和年度项目计划的一致性，同时充分结合项目实际情况的发展和变化，由基金会秘书处负责制定年度项目计划。

年度项目计划应当作为年度内项目执行的基础，但并不因此而限制项目的实施和发展。如果在年度项目计划制定完成之后出现新的项目机会或项目关键因素发生重要变化，在充分论证的基础上可对年度项目计划进行调整。

（二）年度项目计划的制定与调整由理事会审核、批准。

第七条　　发出项目邀约

（一）为保证年度项目计划的实现，基金会应当在项目计划确定后进行项目邀约，使合作伙伴了解基金会的项目情况，并为申请项目做准备。

（二）项目邀约的对象是原有合作伙伴、项目规划所显示的预期合作伙伴及其他一切潜在合作伙伴。

（三）项目邀约通过网站发布、电子邮件、文件信函和电话沟通等方式进行。

 

第三章    项目立项

 

第八条　　由项目意向合作伙伴提出项目建议。

第九条　　由秘书处对项目建议进行审核和筛选，与潜在合作伙伴进行沟通、协商，并辅导潜在合作伙伴对项目建议进行调整。

第十条　　将经过筛选后的项目建议提交理事会审议，审核批准项目立项并确定最终合作伙伴。

第十一条　　项目立项批准后，基金会应当与合作伙伴签订合作协议。

 

第四章    资金申请与拨付

 

第十二条　　拨款申请

（一）由合作伙伴按照协议约定向秘书处提交拨款申请。

（二）拨款申请由秘书长、理事长、名誉理事长审核批准。

第十三条　　付款申请

拨款申请书获得批准后，应当由秘书处项目负责人填写《资金使用明细表》和《资金审批单》，交秘书长、理事长、名誉理事长审核批准。

第十四条　　款项拨付

（一）财务部收到批准后的《资金审批单》后，应当准备凭证，以签发支票或电汇方式拨付项目款。

（二）款项拨付后，财务部应当告知秘书处项目负责人，并由项目负责人通知合作伙伴；合作伙伴负责人应当在确认款项收到后，向秘书处项目负责人提交发票或者《赠款收据》，并由项目负责人交至财务部。

第五章    项目实施与管理

 

第十五条 　项目实施

（一）项目实施由项目合作伙伴进行，基金会秘书处项目负责人协调配合。

（二）本制度所指合作伙伴，是指根据协议开展项目的政府部门、研究机构、民间非营利组织或其他相关组织。

第十六条　　项目监测

（一）合作伙伴与本基金会秘书长、理事长、项目负责人应当共同对项目实施进行监测。

（二）基金会的项目监测职责

１、基金会理事会通过监测年度项目计划的执行状况对项目进行总体监测。

２、项目负责人通过对合作伙伴执行的项目进行具体监测，了解具体项目的执行情况。

３、基金会员工将定期参与合作伙伴所执行项目，对具体项目进行监测。

（三）合作伙伴的项目监测职责

合作伙伴的项目监测是指合作伙伴负责对所执行的所有项目进行监测，并且合作伙伴的项目负责人在签署项目拨款申请之前，应首先向基金会负责项目人提交《项目进展报告》。

 

第十七条　　项目评估与验收

由本基金会支持实施的所有项目都应该由秘书处主持进行项目评估，并由秘书处项目负责人编制《项目评估表》，提交理事会审定。

项目完成后，由基金会秘书处组织专门人员对项目执行情况进行检查验收。

 

第六章    项目完成

 

第十八条　　项目完成报告
项目实施和验收过程完成后，合作伙伴负责人应当编写《项目完成报告》并提交秘书处项目负责人，秘书处项目负责人审核后提交理事会审定。

第十九条　　项目清算

合作伙伴负责人应当在提交《项目完成报告》的同时，提交《项目清算报告》， 秘书处项目负责人审核后转交财务部审核，双方核对无误后提交理事会审定。

第二十条　　项目文件归档

（一）所有项目过程中产生的正式文件，以及有必要保存的非正式文件，都应当妥善保存和归档。

（二）需要归档的文件包括项目文件、财务文件及其它相关文件。

（三）文件归档应当由项目负责人在项目完成之后进行，项目文件在归档的同时应当建立《项目文件归档表》

第七章    附则

 

第二十一条　本制度自理事会会议通过之日起施行。

第二十二条　本制度由理事会负责解释。